L'evento SOUNDMIT, della durata di 2 giorni e accessibile esclusivamente ai possessori di biglietti validi, è organizzata da BASE33 S.r.l.s., di seguito denominata "l'organizzatore", con sede legale in Via Nuoro 30/A - 10137 Torino.
La durata dell'evento e gli orari di apertura sono pubblicati sul sito web www.soundmit.com.
Per l'allestimento e lo smontaggio degli stand, l'organizzatore fornisce l'accesso dalle 16:00 alle 20:00 del giorno precedente all'evento e la mattina successiva dalle 8:00 alle 9:30, ovvero 30 minuti prima dell'apertura al pubblico alle 10:00. Lo stand va smontato al termine del secondo giorno di evento entro le ore 21:00
A causa di circostanze eccezionali, l'organizzatore si riserva il diritto di modificare il luogo, ricalendarizzare la data e regolare l'orario di apertura. In tali casi, l'accordo contrattuale rimarrà valido e non saranno ammesse richieste di risarcimento danni o reclami.
L'evento di forza maggiore o altre circostanze impreviste che comportino la cancellazione dell'evento non costituiscono motivo per recedere dal contratto o per richiedere compensazioni.
Il pagamento per la partecipazione degli espositori sarà accettato esclusivamente tramite bonifico bancario. Eventuali commissioni associate saranno a carico dell'espositore.
L'assegnazione dello spazio è confermata solo al momento del pagamento della quota, che deve essere effettuato quando l'organizzazione invia la documentazione per la firma e la fattura proforma. La fattura finale sarà emessa al ricevimento del pagamento.
Nel meccanismo del Sistema di scambio di informazioni IVA (VIES), le imprese registrate nell'Unione Europea (UE) possono essere esenti dall'IVA quando acquistano beni o servizi da un altro paese dell'UE, a condizione che forniscano al fornitore un valido numero di identificazione IVA. Al contrario, le imprese non appartenenti all'UE di solito non sono tenute a pagare l'IVA sulle transazioni all'interno dell'UE. Rispettare i requisiti del VIES è fondamentale per le imprese per determinare accuratamente le loro obbligazioni IVA.
Gli espositori privati, sia provenienti dall'Unione Europea (UE) che da paesi non appartenenti all'UE, potrebbero essere tenuti a pagare l'IVA in base alle leggi fiscali del paese in cui si svolge l'evento. In Italia, l'IVA è del 22%.
In caso di circostanze straordinarie che rendono impossibile adempiere al contratto, l'espositore può scegliere di recedere. Tali motivi devono essere tempestivamente comunicati all'organizzatore. L'organizzatore si riserva il diritto di trattenere il 100% della quota di affitto dello stand come compensazione. Il rimborso verrà effettuato esclusivamente tramite bonifico bancario e eventuali spese applicabili saranno a carico dell'espositore recedente.
L'organizzatore fornirà spazi espositivi con connessioni elettriche conformi ai codici di sicurezza, alle normative e agli standard di prevenzione incendi. Nel caso di spazi di tipo TAVOLO, saranno disponibili connessioni elettriche condivise. Eventuali richieste di aumento della capacità elettrica massima fornita devono essere valutate e calcolate separatamente, tenendo conto dei costi aggiuntivi coinvolti. Si prega cortesemente i partecipanti di informare preventivamente gli organizzatori di eventuali requisiti specifici, come la necessità di un tavolo o alloggiamenti per persone con disabilità o limitazioni fisiche. Si prega di notare che le sedie non verranno fornite.
Nel caso in cui un espositore preveda di progettare una configurazione personalizzata dello stand, è obbligatorio presentare e rispettare la dichiarazione di conformità D.M. 37/08 per l'intera durata dell'esposizione. La mancata presentazione del certificato suddetto comporterà il rifiuto da parte dell'organizzatore della configurazione dello stand, e l'espositore non avrà diritto a alcun rimborso.
L'espositore è pienamente responsabile dell'allestimento della propria area assegnata e deve garantire che ciò non causi danni o lesioni ad altri espositori, a Soundmit (SM) o ai visitatori della mostra. Spetta all'espositore compiere tutte le azioni necessarie per allestire la propria area designata e garantire il corretto funzionamento degli strumenti esposti.
L'espositore è unicamente responsabile per l'allestimento, che deve essere effettuato all'interno dello spazio designato. L'uso di oggetti appesi, pirotecnica, o materiali esplosivi è strettamente vietato.
È obbligatorio l'uso esclusivo di materiali che rispettino le normative europee vigenti in materia di sicurezza antincendio. L'espositore è responsabile del proprio materiale esposto e di eventuali danni o lesioni causate a persone o strutture.
È strettamente vietato offrire, a titolo gratuito o a pagamento, qualsiasi parte o la totalità dello spazio assegnato a terzi. Gli stand acquistati sono destinati esclusivamente all'esposizione dei marchi che sono stati preventivamente approvati dall'organizzatore secondo i termini di questo contratto. Eventuali accordi di esposizione alternativi al di fuori delle disposizioni specificate in questo contratto devono essere concordati preventivamente con l'organizzatore.
La posizione degli spazi espositivi è soggetta al giudizio insindacabile dell'organizzatore.
È severamente vietato esporre o introdurre presso SM materiali, attrezzature o oggetti che non siano conformi al D.P.R. n° 547 del 27-4-1955 (regolamento per la prevenzione degli infortuni sul lavoro) e al D.Lgs. 81/08 Titolo IV cap. II (norme in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro).
A proprie spese, gli espositori stranieri (e, se necessario, anche gli espositori italiani) devono gestire le procedure doganali e le dichiarazioni presso le autorità competenti. Devono essere in possesso dei documenti necessari durante l'intera durata dell'esposizione per adempiere a eventuali controlli. L'organizzatore non si assume alcuna responsabilità in merito.
L'espositore è responsabile della salvaguardia dei propri prodotti e dell'assicurazione della pulizia dell'area espositiva assegnata.
L'organizzatore realizzerà fotografie e video durante l'intero evento. Partecipando all'evento, l'espositore concede all'organizzatore il permesso di utilizzare i suddetti materiali, loghi e marchi esclusivamente a fini promozionali prima, durante e dopo l'esposizione.
L'organizzatore non sarà responsabile di eventuali riproduzioni o pubblicazioni non autorizzate di beni esposti e luoghi.
Durante l'evento è vietata la vendita diretta all'interno della fiera. Campioni gratuiti possono essere distribuiti solo dopo l'evento. L'organizzatore ha il diritto di effettuare controlli e può chiudere immediatamente lo stand in caso di violazione delle regole. L'espositore non ha il diritto di richiedere risarcimenti in tali casi. L'espositore ha il permesso di accettare preordini e offrire sconti speciali per la fiera nel proprio negozio online.
L'organizzatore non si assume responsabilità per eventuali danni, sia intenzionali che accidentali, causati a partecipanti o beni esposti durante l'esposizione.
L'espositore si assume piena responsabilità legale per eventuali danni a persone o proprietà causati dai propri materiali esposti, nonché da qualsiasi atto o azione compiuta dall'espositore, dai suoi rappresentanti o collaboratori.
Gli espositori interessati a partecipare all'evento sono tenuti a compilare tutte le sezioni del modulo di ammissione inviato per email. Il modulo deve essere approvato da un rappresentante legale dell'azienda e accompagnato dalla prova di pagamento dell'importo specificato.
Una volta che la richiesta di ammissione viene accettata dall'organizzatore, diventa un impegno contrattuale vincolante. In caso di mancata partecipazione, l'espositore non ha diritto a alcun rimborso.
L'organizzatore si riserva il diritto insindacabile di non accettare il modulo di ammissione senza dover fornire motivazioni. In questo caso, l'importo di ammissione sarà rimborsato.
Gli espositori devono comunicare per iscritto i nomi dei loro rappresentanti e collaboratori che parteciperanno all'esposizione a nome dell'azienda compilando il modulo inviato via e-mail dall'organizzatore.
È assolutamente vietato:
● utilizzare trapani, chiodi e viti sugli stand, sul pavimento o sulle pareti che ospitano gli stand o il distretto espositivo;
● modificare in qualsiasi modo lo stand fornito;
● esporre prodotti o marchi che non siano stati accettati;
● utilizzare qualsiasi tipo di macchinario che non sia conforme alle norme pubbliche di salute e sicurezza;
● circolare o parcheggiare veicoli all'interno dell'esposizione durante la fase di allestimento e smontaggio, tranne nelle aree esplicitamente indicate dall'organizzatore;
● accendere fuochi o utilizzare materiali esplosivi;
● utilizzare prodotti maleodoranti;
● esporre materiale promozionale che possa offendere il senso comune del decoro;
● introdurre o rimuovere materiale durante lo svolgimento
Le attività promozionali, incluse la pubblicità e la distribuzione di materiale promozionale, sono limitate all'area assegnata all'espositore. Tuttavia, l'organizzatore può offrire assistenza per le attività promozionali su richiesta. Le richieste relative alle promozioni pianificate devono essere inviate per email a helpdesk@soundmit.com, e l'organizzatore valuterà la loro fattibilità e condizioni. È importante notare che la decisione finale sull'attuazione della promozione desiderata spetta esclusivamente all'organizzatore.
Ogni dimostrazione effettuata con materiale protetto da copyright deve essere accompagnata da permessi rilasciati dagli uffici qualificati S.I.A.E. di Torino. In tal caso, l'espositore deve fornire all'organizzatore la documentazione necessaria prima di accedere all'esposizione e sarà responsabile di pagare eventuali sanzioni in caso di infrazione. Si prega di fare riferimento a:
SIAE. Società Italiana degli Autori ed Editori.
Sede Interregionale di Torino
C.so Stati Uniti, 20 — 10128 Torino, Italia
Tel. +39 011 516 56 20 - Email torino@siae.it
Web www.siae.it – Pec sede.torino@pec.siae.it
L'organizzatore fornisce un servizio di sorveglianza notturna volto a prevenire furti e danni, gestito da una società specializzata.
Partecipando all'evento, gli espositori accettano di pagare una fee (oltre al costo di partecipazione) che attiva una polizza assicurativa contro furti, incendi e danni al materiale esposto durante le ore di chiusura dell'evento.
Gli espositori sono responsabili della custodia e sorveglianza delle aree espositive e del materiale esposto durante gli orari di apertura, nonché durante l'allestimento e lo smontaggio.
L'espositore è pienamente responsabile legalmente per eventuali danni causati a terzi o alle strutture a causa di negligenza dell'espositore.
L'organizzatore non si assume alcuna responsabilità per la relazione tra fornitori ed espositori, così come per la sicurezza e la protezione di beni, prodotti, espositori o qualsiasi altro oggetto.
L'organizzatore ha il pieno diritto di modificare la data, l'orario e il luogo dell'evento, senza alcun obbligo nei confronti degli espositori (Articolo 4).
Inoltre, l'organizzatore si riserva il diritto di annullare l'evento. In tali casi, l'organizzatore rimborserà solo la quota di partecipazione pagata dalla parte contraente. Si prega di notare che le spese relative agli hotel, ai voli e ad altri costi sostenuti non saranno rimborsate.
Per mantenere la reputazione e gli elevati standard dell'esposizione, l'organizzatore non accetta l'ammissione all'evento da parte di persone fisiche o organizzazioni coinvolte in procedimenti legali penali, civili o commerciali in corso.
I documenti inviati via email, inclusi il listino prezzi, l'elenco dei pass e i dati degli espositori, sono considerati parte integrante di questo contratto.
La distribuzione degli spazi espositivi è interamente a discrezione dell'organizzatore, che assegnerà gli spazi in base ai seguenti criteri:
Le richieste degli espositori presentate al momento dell'invio del modulo di ammissione sono considerate indicative e non vincolanti per l'organizzatore.
In caso di cancellazione o limitazione del servizio a causa di circostanze impreviste al di fuori del controllo, come la pandemia di COVID-19, all'espositore verrà rilasciato un voucher pari all'importo pagato, che potrà essere utilizzato per la prossima edizione dell'evento. Il voucher rimane valido per un periodo di due anni dalla data di emissione.